Pracownicy w firmie pracują w godzinach od 7.00 do 15.00. Jak stworzyć taki harmonogram czasu pracy, aby było to widoczne w kalendarzu pracownika.

Odpowiedź

Dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika zatrudnionego w godzinach 7.00-15.00 należy utworzyć odpowiedni wzorzec czasu pracy:

• wzorzec dnia,

• wzorzec tygodnia,

• wzorzec kadrowo-płacowy, w którym kalendarz zostanie zainicjalizowany utworzonym wzorcem czasu pracy.

Poniższa instrukcja została przygotowana na przykładzie pracownika zatrudnionego na pełen etat, który ma 40-godzinny tydzień pracy i codziennie pracuje od godziny 7:00 do 15:00.

Podane w poniższej instrukcji nazwy nowo tworzonych katalogów i wzorców mają charakter przykładowy. Tworząc własne elementy możesz podać nazwy dostosowane do specyfiki swojej firmy.

Jeżeli w bazie danych masz już utworzone własne katalogi, możesz pominąć tworzenie nowych katalogów i przejść bezpośrednio do definiowania oraz dodawania nowych wzorców.

Krok 1 Tworzenie wzorca dnia.

1.1 W celu utworzenia wzorca dnia przejdź do okna Kartoteki/Czas pracy lub z menu Funkcje/Kartoteki/Obiekty kalendarzowe. W oknie Obiekty kalendarzowe rozwiń katalog Wzorce dni i wybierz Dni robocze. Do dni roboczych dodaj nowy wzorzec dnia klikając na ikonę [+] Dodaj.

1.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec dnia – w pozycjach Nazwa, Opis wpisz- Dzień roboczy 7-15. Jako Rodzaj wybierz Roboczy, Priorytet wpisz wyższy niż 1000, np. 1200.

1.3 Zdefiniuj godziny pracy i rodzaj pracy klikając na ikonkę [+].

Jako Rodzaj pracy wybierz Domyślny rodzaj pracy i ustaw odpowiednie godziny pracy w pozycjach Początek wpisz 07:00, a Koniec wpisz 15:00.

Po wprowadzeniu godzin pracy kliknij na pozycję Czas pracy, aby program automatycznie przeliczył czas pracy zgodnie z wprowadzonymi godzinami. Upewnij się, że liczba godzin w pozycjach Suma i Rozliczany przeliczyła się prawidłowo, a następnie Zapisz zamiany.

Krok 2 Tworzenie wzorca tygodniowego.

2.1 W oknie Obiekty kalendarzowe rozwiń katalog Wzorce czasu pracy i wybierz Wzorce tygodniowe. Do wzorców tygodniowych dodaj nowy wzorzec  klikając na ikonę [+]Dodaj.

2.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec czasu pracy – Nazwa, Opis wpisz - Tydzień 7-15, Skrót - t7_15, w pozycji Domyślnie, podczas inicjalizowania kalendarza, pierwszy dzień tego wzorca skojarz z: - wybierz poniedziałkiem.

2.3 W celu utworzenia harmonogramu tygodnia, po prawej stronie w oknie Schematy czasu pracy rozwiń Wzorce dni a następnie Dni robocze znajdź zdefiniowany wcześniej własny wzorzec dnia Dzień roboczy 7-15  i przeciągnij go na lewą stronę okna pięć razy – co odpowiada harmonogramowi pracy tego pracownika (dni robocze od poniedziałku do piątku).

2.4 Kolejno rozwiń Dni wolne. Przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec dnia Wolna sobota i Niedziela.

Upewnij się, że składowe wzorca czasu pracy po lewej stronie ułożone są w odpowiedniej kolejności, odzwierciedlającej tygodniowy harmonogram czasu pracy. Zapisz zmiany.

Krok 3. Tworzenie wzorca kadrowo – płacowego.

3.1 Przejdź do okna Wzorce. Po lewej stronie okna, w sekcji Katalogi zaznacz Katalog wzorców kadrowo-płacowych i dodaj nowy katalog. Wprowadź nazwę katalogu Własne i potwierdź jego utworzenie przyciskiem Utwórz.

3.2 Otwórz katalog Własne i dodaj nowy wzorzec klikając ikonkę [+]Dodaj po prawej stronie okna [1].

Wpisz nazwę Praca 7-15 [2]. Zaznacz następujące opcje: [3]

• kopiuj system wynagrodzeń,

• kopiuj listę przyporządkowanych pracowników,

• uwzględnij inicjalizacje kalendarza firmy (wzorcami czasu pracy),

• przy wyliczeniu średniej ważonej z kalendarza rozszerzaj okres przyporządkowania na cały miesiąc.

Potwierdź tworzenie wzorca przyciskiem Zapisz [4].

3.3. Po zapisaniu zmian w oknie Wzorzec – Praca 7-15 pojawiają się zakładki; otwórz zakładkę Kalendarz. Wybierz miesiąc, od którego chcesz wprowadzić inicjalizację harmonogramu (okresy płacowe muszą być otwarte). Od pierwszego dnia otwartego miesiąca (np. 1 listopada) wprowadź inicjalizację kalendarza wzorca własnym wzorcem tygodniowym Tydzień 7-15 w następujący sposób:

1. Zaznacz dzień 1 listopada i z menu spod prawego klawisza myszy wybierz polecenie Inicjalizacja kalendarza.

2. W wywołanym oknie Inicjalizacja kalendarza wzorcem czasu pracy usuń datę Do okresu obowiązywania wzorca, następnie w pozycji Wzorzec czasu pracy rozwiń Wzorce czasu pracy/Wzorce tygodniowe i z listy wybierz utworzony wcześniej wzorzec Tydzień 7-15.

3. W elemencie Pierwszy dzień wzorca skojarzony jest z poniedziałkiem, a następnie zaznacz opcję Priorytet wskazany jawnie Wpisz priorytet [1], który będzie wyższy od inicjalizacji zastosowanej u pracownika, np. 1200, a następnie wybierz polecenie Zastosuj [2] i zamknij okno.

Krok 4 Przypisanie wzorca pracownikowi.

Otwórz kartotekę pracownika i przejdź na zakładkę Wzorce.

Z katalogu Własne przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec Praca 7-15. Zmień datę przyporządkowania do wzorca zgodnie z datą zmiany od pierwszego dnia otwartego okresu - np. od 01.11.2023, Zapisz zmiany.

Jeżeli chcesz sprawdzić jaka jest inicjalizacja w kalendarzu pracownika/wzorca: Wybierz polecenie Informacja o dniu z menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy, Wyświetli się m.in. informacja o nazwie wzorca czasu pracy, wzorca dnia, priorytecie inicjalizacji i źródle inicjalizacji.

Priorytet określony w definicji wzorca dnia lub wskazany w trakcie wprowadzania inicjalizacji decyduje o tym, która inicjalizacja w kalendarzu pracownika jest aktywna. Im wyższy priorytet, tym ważniejsza inicjalizacja. Domyślnie inicjalizacja kalendarza Pracownik etatowy ma priorytet 1000, inicjalizacja kalendarza wzorców pomocniczych np. Pracownik ½ etatu ma priorytet 2000, a święta wprowadzone w kalendarzu firmy mają priorytet 3000.