Tworzenie harmonogramu czasu pracy dla pracownika na 4\5 etatu

Dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy (lub w innym systemie czasu pracy) należy utworzyć odpowiednie wzorce czasu pracy:

• wzorce dni,
• wzorzec tygodniowy,
• wzorzec kadrowo-płacowy, w którym kalendarz zostanie zainicjalizowany utworzonymi wzorcami czasu pracy.

Poniższa instrukcja została przygotowana dla pracownika zatrudnionego na 4/5 etatu, który ma tydzień pracy w wymiarze 32 godziny i codziennie pracuje 6,4 h czyli 6 godzin i 24 minuty.

Podane w poniższej instrukcji nazwy nowo tworzonych katalogów i wzorców mają charakter przykładowy. Tworząc własne elementy możesz podać nazwy dostosowane do specyfiki swojej firmy.

Jeżeli w bazie danych masz już utworzone własne katalogi, możesz pominąć tworzenie nowych katalogów i przejść bezpośrednio do definiowania oraz dodawania nowych wzorców.

Krok 1 Tworzenie wzorca dnia

1.1 W celu utworzenia wzorca dnia przejdź do okna Kartoteki/Czas pracy Kartoteki/Czas pracy lub z menu Funkcje/Kartoteki/Obiekty kalendarzowe. W oknie Obiekty kalendarzowe z katalogu obiektów kalendarzowych rozwiń Wzorce dni i wybierz Dni robocze. Do dni roboczych dodaj nowy wzorzec dnia klikając na ikonę [+] Dodaj

1.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec dnia – wprowadź dane wzorca dnia: nazwę, skrót, opis, np. Dzień roboczy 6,4 h (6h24min). Jako Rodzaj wybierz Roboczy, Priorytet wpisz wyższy niż 1000, np. 1200.

1.3 Zdefiniuj godziny pracy i rodzaj pracy klikając na ikonkę [+]

Jako Rodzaj pracy wybierz Domyślny rodzaj pracy i ustaw odpowiednie godziny pracy w pozycjach Początek - Koniec.

Po wprowadzeniu godzin pracy kliknij na pozycję Czas pracy, aby program automatycznie przeliczył czas pracy zgodnie z wprowadzonymi godzinami. Upewnij się, że liczba godzin w pozycjach Suma i Rozliczany przeliczyła się prawidłowo, a następnie zapisz zamiany.

Krok 2 Tworzenie wzorca tygodniowego

2.1 W oknie Obiekty kalendarzowe w katalogu obiektów kalendarzowych rozwiń Wzorce czasu pracy i wybierz Wzorce tygodniowe. Do wzorców tygodniowych dodaj nowy wzorzec tygodniowy klikając na ikonę [+] Dodaj

2.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec czasu pracy – wpisz nazwę, np. Tydzień 4/5 etatu (5x6,40) skrót, opis (opcjonalnie). W pozycji Domyślnie, podczas inicjalizowania kalendarza, pierwszy dzień tego wzorca skojarz z: - wybierz poniedziałkiem.

2.3 W celu utworzenia harmonogramu tygodnia, po prawej stronie w oknie Schematy czasu pracy rozwiń Wzorce dni a następnie Dni robocze. Znajdź zdefiniowany wcześniej własny wzorzec dnia Dzień roboczy 6,4 h (6h24min) i przeciągnij go na lewą stronę okna pięć razy – co odpowiada harmonogramowi pracy tego pracownika (dni robocze od poniedziałku do piątku)

2.4 Kolejno w oknie Schematy czasu pracy rozwiń Wzorce dni a następnie Dni wolne. Przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec dnia Wolna sobota i Niedziela.

Upewnij się, że składowe wzorca czasu pracy po lewej stronie ułożone są w odpowiedniej kolejności, odzwierciedlającej tygodniowy harmonogram czasu pracy.

Zapisz zmiany.

Krok 3. Tworzenie wzorca kadrowo – płacowego

3.1 Przejdź do okna Wzorce

Po prawej stronie okna, w sekcji Katalogi zaznacz Katalog wzorców kadrowo-płacowych i dodaj nowy katalog przyciskiem [+] lub poleceniem Nowy... z menu spod prawego przycisku myszy. Wprowadź nazwę katalogu np. Własne i potwierdź jego utworzenie przyciskiem Utwórz.

3.2 Otwórz katalog Własne i dodaj nowy wzorzec klikając ikonę [+] Dodaj po prawej stronie okna.

Wpisz nazwę np. Pracownik 4/5 etatu (pn-pt 6,40)

Zaznacz następujące opcje:

• kopiuj system wynagrodzeń,
• kopiuj listę przyporządkowanych pracowników,
• uwzględnij inicjalizacje kalendarza firmy (wzorcami czasu pracy),
• przy wyliczeniu średniej ważonej z kalendarza rozszerzaj okres przyporządkowania na cały miesiąc.

Potwierdź tworzenie wzorca przyciskiem Zapisz.  

3.3. Po zapisaniu zmian w oknie edycji wzorca Pracownik 4/5 etatu (pn-pt 6,40) pojawiają się zakładki; otwórz zakładkę Kalendarz. Wybierz miesiąc, od którego chcesz wprowadzić inicjalizację harmonogramu (okresy płacowe muszą być otwarte). Od pierwszego dnia otwartego miesiąca (np. 1 kwietnia) wprowadź inicjalizację kalendarza wzorca własnym wzorcem tygodniowym w następujący sposób:

1) Zaznacz dzień 1 kwietnia i z menu spod prawego klawisza myszy wybierz polecenie Inicjalizacja kalendarza

2) W wywołanym oknie Inicjalizacja kalendarza wzorcem czasu pracy usuń datę Do okresu obowiązywania wzorca, następnie w pozycji Wzorzec czasu pracy rozwiń Wzorce czasu pracy/Wzorce tygodniowe i z listy wybierz utworzony wcześniej wzorzec Tydzień 4/5 etatu (5x6,40)

3) Upewnij się, że jest wybrany właściwy wzorzec czasu pracy i w opcji Pierwszy dzień wzorca skojarz z: jest z poniedziałkiem. Jeżeli podczas tworzenia wzorca dnia wpisałeś 1200, to możesz zostawić domyślnie zaznaczoną opcję minimalny priorytet zadeklarowany w definicjach dni tworzących wzorzec; można też wpisać priorytet po wybraniu opcji Priorytet wskazany jawnie.

Potwierdź wprowadzenie inicjalizacji poleceniem Zastosuj i zamknij okno.

Krok 4 Przypisanie wzorca pracownikowi

Otwórz kartotekę pracownika i przejdź na zakładkę Wzorce.

Z katalogu Własne przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec Pracownik 4/5 etatu (pn-pt 6,40).

Zmień datę przyporządkowania do wzorca zgodnie z datą zmiany etatu lub od pierwszego dnia otwartego okresu, jeżeli zmiana etatu nastąpiła wcześniej, ale poprzednie okresy są zamknięte. Zapisz zmiany.