Program Symfonia Kady i Płace posiada funkcjonalność automatycznego pobierania elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) bezpośrednio z portalu PUE ZUS, co znacznie przyspiesza proces rejestrowania zwolnień lekarskich.
e-ZLA do programu możesz zaimportować na dwa sposoby:
- wskazując pliki w formie CSV zapisane na dysku (uprzednio wyeksportowane z PUE),
- automatyczne pobierania e-ZLA bez potrzeby logowania do PUE.
Zobacz film instruktażowy jak zaimportować elektroniczne zwolnienia lekarskie do programu Symfonia Kadry i Płace. Link do filmu
Konfiguracja bezpośredniego importu e-ZLA składa się z czterech etapów:
- Nadanie praw użytkownikowi w programie Symfonia Kadry i Płace
- Konfiguracja raportów cyklicznych na platformie ZUS PUE
- Wprowadzenie w programie Symfonia Kadry i Płace poświadczeń ustawionych w ZUS PUE.
- Import e-zwolnień do programu Symfonia Kadry i Płace
Krok 1. Nadanie praw użytkownikowi w programie Symfonia Kadry i Płace
Polecenie importu e-zwolnień dostępne jest dla użytkowników z nadanymi odpowiednimi prawami, które możesz nadać\sprawdzić w oknie Administracja/Użytkownicy:
- Zarządzanie dziennikiem zdarzeń - zakładka Prawa efektywne: w sekcji Prawa modułu: Kadry i Płace, Rodzaj: Uprawnienia kadrowe
- Dostęp do „Import e-zwolnień” - zakładka Prawa efektywne: w sekcji Prawa modułu: Kadry i Płace, Rodzaj: Uprawnienia ogólne
|
Pamiętaj! Prawa użytkownikowi może nadać użytkownik z prawami administratora. Po nadaniu praw należy ponownie zalogować się do programu. |
Aby skorzystać z automatycznego pobierania e-ZLA bez potrzeby logowania do PUE, niezbędne jest posiadanie w licencji KIP aktywnej dodatkowej funkcjonalności Rozszerzony import e-ZLA.
Krok 2. Konfiguracja raportów cyklicznych na platformie ZUS PUE
Automatyczne pobierania plików e-ZLA z PUE, jest możliwe dopiero wtedy, gdy na portalu PUE ZUS został ustawiony harmonogram dla raportów cyklicznych i raporty te zostały już przez ZUS wygenerowane.
W celu uaktywnienia generowania harmonogramu dla raportów cyklicznych:
- zaloguj się na konto PUE ZUS za pośrednictwem strony internatowej www.zus.pl
- przejdź na Panel Płatnika, wybierz zakładkę Zaświadczenia lekarskie
- na dole po prawej stronie ustaw się w sekcji Harmonogram dla raportów cyklicznych
- wybierz opcję Ustaw adres e-mail i hasło
- wprowadź e-mail, który będzie służył jako Twój login do łączenia się z usługą do pobierania raportów zbiorczych e-ZLA,
- wprowadź hasło
- następnie przejdź na zakładkę Modyfikuj harmonogram
- wybierz cykliczność generowania raportu, np. co tydzień, wskaż dzień rozpoczęcia oraz wprowadź hasło dla pliku, który będzie zawierał zbiorczy raport ze zwolnieniami lekarskimi.
- możesz również ustawić raport jednorazowy
Krok 3. Wprowadzenie w programie Symfonia Kadry i Płace poświadczeń ustawionych w ZUS PUE.
Ustawione poświadczenia na PUE wprowadź w programie Symfonia Kadry i Płace.
Przejdź do okna Ustawienia/Komunikacja/e-ZLA
W części Ustawienia logowania, wprowadź adres e-mail i hasło, które zostało ustawione na platformie PUE ZUS dla usługi automatycznego generowania raportów e-ZLA
W części Raporty cykliczne wprowadź hasło, jakie zostało podane dla pliku, który będzie zawierał zbiorczy raport ze zwolnieniami lekarskimi.
| Po zapisaniu wprowadzonego hasła, ze względów bezpieczeństwa nie będzie ono widoczne. Poświadczenia ustawiasz tylko raz dla danej bazy danych, bez względu na to na ilu stanowiskach jednocześnie pracujesz. |
Krok 4 - Import e-zwolnień do programu Symfonia Kadry i Płace.
Aby rozpocząć Import e-ZLA należy z menu Firma wybrać polecenie Import e zwolnień.
W oknie dialogowym istnieje możliwość wczytywania e-zwolnień z pliku w formacie CSV lub za pomocą bezpośredniego importu z PUE.
W otwartym oknie systemowym wybierając opcję Wczytaj z pliku możesz wskazać e-ZLA, zapisane w formie pliku CSV uprzednio wyeksportowane z PUE lub możesz skorzystać z procesu bezpośredniego importu z PUE, wybierając opcję Pobierz z PUE.
Wybierz opcję Pobierz z PUE.
System rozpocznie pobieranie danych bezpośrednio z PUE.
System sprawdza NIP płatnika oraz wprowadzony uprzednio e-mail oraz hasło dedykowane do połączenia z usługą.
Po wczytaniu pliku na liście znajdują się dane pracowników oraz szczegółowe informacje z zaświadczeń lekarskich, na podstawie których program wstawi do kalendarzy pracowników odpowiednie zdarzenia.
Jeżeli przy nazwisku pracownika, pojawi się ikona żółtego trójkąta, rozwiń strzałkę przy nazwisku, aby zapoznać się z przyczyną wystąpienia ostrzeżenia.
Na przykład w okresie, w którym jest zwolnienie lekarskie pracownik miał wstawione już zdarzenie Urlop wypoczynkowy.
Naciskając prawy przycisk myszy na nazwisku pracownika, możesz przejść bezpośrednio do kalendarza wskazanego pracownika, w celu edycji lub usunięcia uprzednio wstawionych zdarzeń.
Po wyjściu z pracownika, powrócisz do okna Import e-zwolnień.
W celu ponownego zweryfikowania, możliwości zaimportowania zdarzeń do kalendarza pracownika wybierz opcję: Sprawdź dane.
Aby wczytać e-zwolnienia wybierz przycisk Importuj.
System zaimportowane zdarzenia oznaczy zieloną ikonką
System wygeneruje zdarzenia nieobecności pracowniczych np.: Pobyt w szpitalu, Choroba, Opieka nad dzieckiem, Opieka nad chorym członkiem rodziny.
Informacja o nieobecnościach pojawi się przy nazwiskach pracowników po wybraniu opcji Rozwiń wszystko
W szczególnych sytuacjach, dla jednego pracownika na podstawie jednego e-zwolnienia mogą zostać wstawione dwa lub więcej zdarzeń np. Pobyt w szpitalu i Choroba.
Informacje przedstawione w oknie import e-zwolnień zawierające listę zaimportowanych e-ZLA do programu, możesz zapisać do Excela za pomocą opcji Eksportuj do MS Excel albo możesz wydrukować za pomocą opcji Drukuj.
Po zaimportowaniu zdarzeń, możesz zamknąć okno Importu e-zwolnień, albo poprzez wybieranie opcji Przejdź do pracownika kolejno do realizacji zdarzeń w kalendarzu pracownika.
System automatycznie przekieruje Cię do kalendarza pracownika.
Do ustawień wyświetlania kalendarza dodano parametr Źródło zdarzenia.
Zdarzenia wprowadzone automatycznie na podstawie importowanych danych e-zwolnień oznaczane są w kalendarzu dopiskiem PUE.
|
Parametr wyświetlania Źródło zdarzenia, jest domyślnie włączony dla nowych firm utworzonych od wersji 2019.2. Aby informacja o zdarzeniach z PUE był widoczna wybierz z menu kontekstowego kalendarza poleceni Wyświetlanie i zaznacz parametry: Status zdarzenia oraz Źródło zdarzenia. |
W edycji zdarzenia możesz zweryfikować daty wprowadzonego zdarzenia, zobaczyć bezpośredni podgląd e-zwolnienia oraz sprawdzić dane źródłowe poprzez przejście w edycji zdarzenia na zakładkę e-ZLA
Podgląd danych źródłowych otwiera podgląd danych e-ZLA w formacie CSV.
Realizacja zdarzenia odbywa się analogicznie tak jak zatwierdzanie wszystkich zdarzeń w programie
Do ustawień wyświetlania kalendarza dodano parametr Źródło zdarzenia.
Zdarzenia wprowadzone automatycznie na podstawie importowanych danych e-zwolnień oznaczane są w kalendarzu dopiskiem PUE.
|
Parametr wyświetlania Źródło zdarzenia, jest domyślnie włączony dla nowych firm utworzonych od wersji 2019.2. Aby informacja o zdarzeniach z PUE był widoczna wybierz z menu kontekstowego kalendarza poleceni Wyświetlanie i zaznacz parametry: Status zdarzenia oraz Źródło zdarzenia. |