W Symfonia ERP Kadry i Płace jest dostępna funkcjonalność importu z Excela.
Dostęp do funkcjonalności jest na podstawie licencji Import z Excela, a użytkownik programu powinien mieć nadane prawo efektywne Import danych z pliku Excel.
W standardowej wersji przygotowany jest Szablon danych kadrowych Symfonia, który zawiera w sobie przykładowe rodzaj elementów kadrowych i wzorców możliwych do importu. Aby dostosować szablon importu do własnych potrzeb, najlepiej utworzyć własny szablon jako kopię predefiniowanego szablonu.
Poniżej instrukcja krok o kroku jak przygotować szablon do importu danych kadrowych na przykładzie importu adresu e-mail.
1. Utworzenie własnego szablonu importu danych kadrowych.
Przejdź do okna Ustawienia\Komunikacja\Szablony importu z Excela. Zaznacz Szablon danych kadrowych Symfonia i wybierz polecenie Kopiuj.
Zostanie utworzony nowy szablon o nazwie Kopia Szablon danych kadrowych Symfonia.
Zaznacz go i Edytuj.
2. Konfiguracja szablonu danych kadrowych.
Zmień nazwę i opis (opcjonalnie) tak, jak chcesz, np. Email_Szablon danych kadrowych
Importuj daty z pliku - zaznaczasz tylko wtedy, gdy w pliku Excel chcesz podać różne daty obowiązywania wartości dla elementu Email pracownika.
Jeżeli wszystkie wartości dla tego elementu mają być od tego samego dnia, nie ma potrzeby zaznaczania tej opcji; datę będzie można podać później, podczas importu pliku albo wskazać też brak dat dla tego elementu.
Aby zaimportować daty z pliku, nazwa kolumny oznaczającą datę w pliku musi być podana poniżej w szablonie: np. nazwa kolumny z pliku to nazwa data od, wówczas nazwa dla elementu kadrowego nie jest uzupełniana.
Ilość kolumn w pliku musi być taka sama jak na tym szablonie. Kolejność wierszy nie ma znaczenia.
Za pomocą ikony X po prawej stronie w tabeli usuń niepotrzebne rodzaje elementowi, a za pomocą ikony + dodaj nowe pozycje.
W tabeli zostaw tylko te pozycje po których ma się odbywać identyfikacja pracownika oraz, które chcesz wczytać do bazy danych.
|
Pamiętaj! Dane osobowe pracownika takie jak imię i nazwisko służą tylko do identyfikacji pracownika i nie mogą być za pomocą tej funkcjonalności zaimportowane do programu. |
Identyfikacja po elementach - zaznacz, jakie elementy powinny zostać jednocześnie spełnione w celu wczytania danych dla odpowiedniej osoby.
Nazwa kolumny z pliku- wprowadź dokładną nazwę które mają odpowiadać odpowiednim danym w Excelu (wielkość liter ma znaczenie).
Nazwa elementu kadrowego - za pomocą ikony … ( trzech kropeczek) wskaż element, dla którego mają zostać zaimportowane dane.
Nazwa wzorca zostaw pusto.
Przykład szablonu w programie Symfonia ERP Kadry i Płace.
Przykład tabeli z Excela:
3. Import pliku Excel z adresami e-miał dla pracowników
Po utworzeniu pliku Excel z danymi do importu zapisz go i zamknij.
Aby zaimportować dane z Excela z menu Firma wybierz polecenie Import ->danych z Excela...
W wywołanym oknie Import pliku wskaż plik Excel z danymi, które chcesz zaimportować oraz wskaż zdefiniowany szablon importu dla danych kadrowych.
Program zweryfikuje zgodność danych w pliku z wybranym szablonem.
Podczas importu możesz wskazać konkretne daty albo usunąć datę do, albo jednocześnie datę od i do.
Aby zaimportować dane wybierz przycisk Importuj.
Prawidłowy import wszystkich danych kończy się komunikatem:
Dane dla adresu e-mail pracowników zostały wprowadzone do programu.