Poniższa instrukcja prezentuje sposób wprowadzenia do programu Symfonia ERP Kadry i Płace danych pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed rozpoczęciem pracy z programem. Instrukcja oparta jest na założeniu, że pierwszy okres płacowy w programie utworzony jest dla stycznia 2018 r.
W tym przypadku dane pracowników najwygodniej jest uzupełnić bezpośrednio w zakładce Dane Kadrowe.
Przy wprowadzaniu danych kadrowych do programu funkcjonują dwie opcje:
Dodaj daną - wprowadzanie nowej danej kadrowej;
Dodaj wartość – dodanie kolejnej wartości do danej kadrowej.
Po utworzeniu firmy i wprowadzeniu pracowników uzupełnij dane firmy oraz pracowników. Dane firmy uzupełnisz w oknie Firma po przejściu na zakładkę Dane firmy. Sposób modyfikacji podstawowych danych firmy znajduje się tutaj
Dane pracowników uzupełnisz w kartotece danego pracownika po przejściu na zakładkę Dane kadrowe i wybraniu zestawu:
- Dane osobowe pracownika\Pracownik– tutaj uzupełnisz podstawowe dane pracownika, adresy, Urząd Skarbowy, itp.
- Dane osobowe pracownika\Przebieg zatrudnienia\Przebieg zatrudnienia u innych pracodawców – tutaj wprowadzisz informację o przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców
- Dane osobowe pracownika\Wykształcenie– tutaj wprowadzisz m.in. informację o wykształceniu, które ma wpływ na wymiar urlopu (element Ukończone szkoły)
- ZUS\Informacje dodatkowe ZUS – tutaj możesz wprowadzić informację o okresach nieobecności, które chciałbyś, aby program pobierał do przyszłego świadectwa pracy jako okresy nieskładkowe. Instrukcja wprowadzenia takich danych znajduje się tutaj
W przypadku wprowadzania umów o pracę Dodaj daną oznacza nową umowę o pracę; Dodaj wartość – kolejna wartość do aktualnej umowy, czyli aneks do umowy.
Informacje o zatrudnieniu pracowników na podstawie umowy o pracę nie trzeba wprowadzać przez zakładkę Kalendarz. Realizacja w kalendarzu zdarzeń z grupy Przyjęcie do pracy, wykorzystywana jest dla nowych pracowników, zatrudnianych podczas bieżącej pracy z programem.
Osoby rozliczane na podstawie umów cywilnoprawnych wprowadzamy do programu na bieżąco poprzez zakładkę Kalendarz.
Krok 1 Uzupełnienie danych w umowach o pracę
Po założeniu kartoteki pracownika otwórz okno Pracownik i przejdź do kartoteki pracownika, następnie w zakładce Dane kadrowe[1], wybierz jako Zestaw katalog Umowy/Umowy o pracę [2]. Zaznacz element Umowa o pracę i dodaj nową daną kadrową poleceniem Dodaj daną z menu kontekstowego lub przyciskiem [+] Dodaj Daną [3].
Uzupełnij dane w umowie zgodnie z dokumentacją pracownika. Aby dodać kolejną wartość do tej samej umowy (aneks) wybierz polecenie Dodaj wartość. Istotne jest, aby wpisać odpowiednie wartości w pozycjach Data rozpoczęcia pracy [1] oraz Data zakończenia pracy [2].
|
Pamiętaj! Pozycje Data rozpoczęcia pracy i Data zakończenia pracy odnoszą się do głównej umowy o pracę – bardzo ważne jest, aby to pozycje wypełnione były właściwe. Natomiast daty po lewej stronie stanowią okresy obowiązywania poszczególnych wartości tej umowy. Jak należy poprawnie uzupełniać daty rozpoczęcia i zakończenia w umowach o pracę? |
Krok 1a - Dodawanie Aneksu do umowy o pracę
Aby wprowadzić aneks do umowy wprowadź datę do obowiązywania poprzedniej wartości umowy, a następnie poleceniem Dodaj wartość dodaj następną wartość kadrową.
W dodanej wartości uzupełnij odpowiednio wartości zgodnie z nowymi warunkami umowy. Jeżeli jest to umowa na czas określony wprowadź odpowiednio datę zakończenia pracy pamiętając o tym, że data rozpoczęcia pracy [1] i data zakończenia pracy [2] odnoszą się do całej umowy, a nie aneksu.
Przy ostatniej, aktualnej wartości kadrowej, nie wprowadzaj daty obowiązywania [3].
Po wprowadzeniu wszystkich danych zapisz wprowadzone dane.
Krok 2 Uaktywnienie bilansów okresowych
Dla wszystkich pracowników zatrudnionych przed rozpoczęciem pracy z programem uaktywnij bilans urlopowy pełny z dniem np. 1 stycznia 2018 (założenie, że pracę z programem rozpoczynamy od stycznia 2018). Można to wykonać poszczególnie dla każdego pracownika indywidualnie albo poprzez zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych.
W celu zbiorczego dodania wartości w oknie Pracownicy zaznacz grupę pracowników, którym chcesz wprowadzić dane i z menu kontekstowego wybierz polecenie Operacje zbiorcze/Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych.
Krok 2a Zbiorcze wprowadzenie bilansu urlopowego
W oknie Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych dla grupy pracowników jako Zestaw wybierz Bilanse (pełne) [1], a po prawej stronie wybierz z listy Bilans urlopowy pełny [2].
Następnie załaduj dane pracowników klawisz F5 albo przyciskiem [3].
Aby wprowadzić pracownikom bilans urlopowy od 2018-01-01, po prawej stronie okna wprowadź datę od 2018-01-01 [1], następnie dodaj daną przyciskiem [+] [2] oraz wybierz z menu polecenie Wszystkim [3].
Wszystkim pracownikom dodają się bilanse urlopowe od 1 stycznia 2018 na podstawie wprowadzonych wcześniej danych o przebiegu zatrudnienia i ukończonych szkołach. Zapisz wprowadzone dane.
Urlop zaległy niewykorzystany w poprzednich latach możesz wprowadzić odpowiednio w elementach dla urlopu zaległego: Urlop zaległy R-1 oznacza urlop zaległy za rok poprzedni, Urlop zaległy R-2 odnosi się do urlopu zaległego za dwa lata wcześniej, Urlop zaległy R-3 odnosi się do urlopu zaległego za trzy lata wcześniej.
Jeżeli nie chcesz uzupełniać danych o przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców i ukończonych szkół pracownika, możesz wprowadzić bilans urlopowy ręcznie podając staż w sposób przedstawiony tutaj.
Krok 2b Uaktywnienie bilansu chorób pracownika
Pracownikom należy uaktywnić wartości dla elementu Bilans chorób pracownika od początku zatrudnienia wprowadzonego w programie.
Z uwagi na to, że każdy pracownik może mieć inną datę rozpoczęcia pracy, najlepiej tę czynność wykonać pojedynczo u każdego pracownika.
W celu uaktywniania bilansu chorób pracownika:
Otwórz pracownika na zakładce Dane kadrowe. Na górze okna wybierz zestaw Urlopy, Zasiłki\Bilanse (pełne).
Zaznacz element Bilans chorób pracownika i dodaj nową daną kadrową poleceniem Dodaj daną z menu kontekstowego lub przyciskiem [+] (Dodaj Daną) i wprowadź datę od taką jaka data rozpoczęcia pierwszej umowy o pracę, a następnie zapisz dane.
Po zapisaniu bilansu chorób pracownika z datą zatrudnienia z menu kontekstowego wybierz polecenie Generowanie bilansów okresowych.
Po wybraniu tego polecenia program automatycznie uzupełni bilanse chorób pracownika za cały okres zatrudnienia.
Krok 3 Zbiorcze przypisanie pracowników do wzorców
Kolejnym krokiem do wprowadzenia pracowników do programu jest przypisanie pracownikom odpowiednich wzorców.
Każdy pracownik powinien mieć przypisane co najmniej cztery wzorce: Pracownik etatowy, Współ(Pracownik), sposób płatności, np. Płatność przelewem(etat) oraz rodzaj wynagrodzenia, np. Wynagrodzenie zasadnicze.
Wzorce można przypisać u każdego pracownika oddzielnie poprzez przejście do pracownika na zakładkę Wzorce i przeciągnięcie odpowiednich wzorców z prawej strony okna na lewą.
Przypisanie pracowników do danego wzorca można tez wykonać zbiorczo.
W celu zbiorczego przypisania pracowników do wzorca przejdź do okna Wzorce. W zakładce Katalogi w podkatalogu wzorców 00 pracownik, współpracownik wybierz wzorzec Pracownik etatowy i przejdź do jego edycji.
W edycji wzorca Pracownik etatowy wybierz na dole zakładkę Pracownicy. Z prawej części okna przeciągnij pracowników: albo z zakładki Katalogi (Jeśli posiadasz pracowników pogrupowanych w katalogi, możesz przeciągnąć cały podkatalog) albo z zakładki Lista: zaznacz grupę pracowników, których chcesz przypisać do wzorca i przeciągnij ich na lewą stronę okna.
Każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, bez względu na wymiar etatu, należy przyporządkować do wzorca Pracownik etatowy.
Po lewej stronie okna ponownie zaznacz całą grupę pracowników i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zbiorcza zmiana okresów przyporządkowania
Następnie wprowadź datę od pierwszego dnia miesiąca, dla którego utworzony jest okres płacowy. Potwierdź wprowadzenie daty przyciskiem OK, a następnie Zapisz zmiany we wzorcu.
W przypadku pozostałych wzorców postępuj analogicznie.
Dodatkowe wzorce pracownicze, na przykład Koszty uzyskania przy dojazdach najwygodniej dodać u konkretnego pracownika bezpośrednio na zakładce Wzorce.
Krok 4 Uzupełnienie danych o zgłoszenia ZUS ZUA
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych w zestawie Zgłoszenie ZUA\ZZA.
Najwygodniej zrobić to realizując w kalendarzu pracownika zdarzenie Zgłoszenie ZUA/ZZA w dniu faktycznego zatrudnienia pracownika. Zdarzenie to znajduje się w katalogu zdarzeń: 5 Rozliczenia/12 ZUS/Zgłoszenie ZUA/ZZA.
Podczas realizacji zdarzenia program domyślnie uzupełni dane o obowiązkowych ubezpieczeniach zgodnie z datą realizacji zdarzenia.
Zapisz wygenerowane dane.
Krok 5 Uzupełnienie podstawy do chorobowego
Dane do podstaw do chorobowego generowane są w programie na podstawie utworzonych okresów płacowych. Aby dodać podstawy do chorobowego za miesiące wcześniejsze, przed rozpoczęciem pracy z programem, należy uzupełnić wartości ręcznie.
Aby ułatwić sobie wprowadzanie wartości można wprowadzić inicjalizację kalendarza u pracowników na okres przed rozpoczęciem pracy z programem i zrealizować zdarzenie Generowanie podstaw do chorobowego. Dzięki temu program podpowie odpowiednie daty w podstawach do chorobowego i ułatwi wprowadzanie danych.
Inicjalizację kalendarza można wprowadzić indywidualnie lub zbiorczo.
|
Pamiętaj! Inicjalizację kalendarza za okres przed rozpoczęciem pracy z programem można wprowadzić tylko przy otwartych okresach płacowych. Ważne jest również, aby nie nadpisywać inicjalizacji już pobranej z wzorca pracownika. |
Aby zbiorczo wprowadzić inicjalizację kalendarzy:
W oknie Pracownicy zaznacz pracowników i z menu kontekstowego wybierz polecenie Operacje zbiorcze\Zbiorcza inicjalizacja kalendarzy
W oknie zbiorczej inicjalizacji kalendarzy wybierz pierwszy dzień miesiąca, od którego chcesz wprowadzić inicjalizację, a następnie wybierz przycisk Grupowa inicjalizacja kalendarzy, a następnie opcję wszystkich.
W wywołanym oknie inicjalizacji wprowadź daty obowiązywania inicjalizacji za miesiące, za które chcesz uzupełnić podstawy do chorobowego przed rozpoczęciem pracy z programem, a następnie jako wzorzec czasu pracy rozwiń Wzorce czasu pracy\Wzorce tygodniowe i wybierz Tydzień 40-o godzinny. Potwierdź wprowadzenie inicjalizacji przyciskiem Zastosuj.
|
Pamiętaj! Inicjalizację wzorcem tygodniowym Tydzień 40-godzinny możesz wprowadzić tylko dla pracowników zatrudnionych na cały etat. Jeżeli chcesz uzupełnić inicjalizację pracowników zatrudnionych na część etatu, zrób to indywidualnie wybierając odpowiedni wzorzec tygodniowy dla danej części etatu. |
Po zapisaniu inicjalizacji na tej samej grupie zaznaczanych pracowników w oknie Pracownicy wybierz polecenie Operacje zbiorcze\Zbiorcza edycja zdarzeń.
W wywołanym oknie wybierz z katalogu zdarzeń 7 Systemowe wybierz zdarzenie Generowanie podstaw do chorobowego.
Następnie zaznacz dowolny dzień pierwszego miesiąca pracy z programem i wybierz przycisk Dodaj zdarzenie grupie pracowników, a następnie polecenie Wszystkim.
Zapisz wprowadzenie zdarzenia grupie pracowników.
Wstawione zdarzenie ma status niezrealizowane.
Aby je zbiorczo zrealizować przejdź do okna Dziennik zdarzeń, ustaw filtr zdarzeń na dzień zapisania zdarzenia i status Niezrealizowane. Zaznacz następnie wyświetlone zdarzenia Generowanie podstaw do chorobowego i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zbiorcza realizacja.
W wywołanym oknie wybierz przycisk Zatwierdź.
Po zbiorczym zatwierdzeniu zdarzeń, program kolejno będzie wyświetlał okna dla poszczególnych pracowników z wygenerowanymi podstawami do chorobowego za poprzedni rok.
Zapisz kolejno generowane dane.
Po zakończeniu realizacji zdarzeń przejdź do okna Pracownicy i zaznaczonych pracowników otwórz w oknie Zbiorczego wprowadzania danych kadrowych (Operacje zbiorcze\Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych). Jako Zestaw wybierz Choroby, Zasiłki, a jako element wskaż Podstawy do chorobowego.
Odczytaj dane klawiszem F5 lub przyciskiem .
Wprowadź wynagrodzenia pracowników za poszczególne miesiące w odpowiednich pozycjach. Po wprowadzeniu kwot brutto zapisz dane. Następnie upewnij się, że przeliczyły się podstawy z wprowadzonych składników, np. Podstawa ze stałej, itd. Dla pewności możesz przeliczyć komórki w poszczególnych elementach wybierając polecenie Przelicz komórkę\Wszystkich.
Po przeliczaniu wszystkich podstaw zapisz dane.