Podstawową funkcjonalnością programu służącą wyliczania wynagrodzeń pracowników i danych zbiorczych dla firmy są Okresy Płacowe.
Podczas naliczania\zamykania okresu płacowego naliczani są pracownicy i wartości globalne dla firmy.
Listy płac pełnią funkcję pomocniczą, która umożliwia ewidencję wypłaconych list płac w bazie danych. Naliczenie listy płac powoduje przeliczenie danych tylko pracowników dołączonych do listy.
Listy płac i okresy można tworzyć na dwa sposoby:
Utworzyć okres płacowy (Okresy), a następnie utworzyć Listę płac (Listy płac) dołączając do niej okres płacowy
Utworzyć Listę płac (Listy płac) na podstawie odpowiedniego szablonu listy, co spowoduje automatycznie utworzenie okresu płacowego (Okresy)
Listy płac różnią się od okresów płacowym przede wszystkim tym, że tworzy się ją zgodnie z miesiącem wypłaty, tj. okres lipiec podstawowy z rozliczeniem ZUS i podatku w sierpniu, to lista podstawowa do miesiąca sierpień.
Okresów płacowych utworzonych listą płac nie można modyfikować, dlatego zalecane jest tworzenie najpierw okresów płacowych, a następnie Listy płac. Do jednego okresu płacowego można utworzyć kilka list płac, np. dla każdego działu oddzielna lista płac. Program ma wbudowany mechanizm sprawdzający, aby pracownik był dołączony tylko do jednej listy płac dla danego okresu płacowego.
Podczas tworzenia listy płac na zakładce Właściwości wystarczy określić: Miesiąc listy i Datę wypłaty; po wprowadzeniu daty, Miesiąc wypłaty podpowie się automatycznie, tak samo, jak okres rozliczenia ZUS i podatku.
Na zakładce Zestawy można dodać zestaw składników, jaki Użytkownik chce mieć na wydruku listy płac – będzie wtedy zgodność między listą wydrukowaną i zapisaną w programie.
Na zakładce Tworzenie zaznaczenie opcji ręczne tworzenie i modyfikowanie listy umożliwi modyfikację już utworzonej listy, np. dodanie\usunięcie pracownika z listy płac, natomiast opcja automatyczne tworzenie okresów i dodawanie pracowników do listy pozwoli m.in. na dodanie systemu wynagrodzeń do pracownika ręcznie dołączonego do listy. Aby dołączyć okres płacowy do listy należy wybrać przycisk Operacje, a następnie polecenie Dołączanie istniejących okresów do listy.
Do jednej listy płac można dołączyć kilka okresów płacowych z tym samem miesiącem rozliczenia ZUS
i podatku:
Po wybraniu przycisku Zapisz program automatycznie wyszuka pracowników i systemy wynagrodzeń rozliczane w okresach dołączonych do listy i wyświetla odpowiedni komunikat.
Po jego zatwierdzeniu pracownicy zostaną dodani do listy płac. Natomiast wybranie przycisku Nie spowoduje utworzenie listy bez pracowników. W edycji listy można dodać pracowników ręcznie, a następnie wyszukać system wynagrodzeń poprzez wybranie polecenia Lista płac \ Automatyczne wyszukanie systemów wynagrodzeń \ Dla pracowników z listy.