Tworzenie harmonogramu czasu pracy na przykładzie 7/8 etatu

Dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy (lub w innym systemie czasu pracy) należy utworzyć odpowiednie wzorce czasu pracy:

• wzorce dni,
• wzorzec tygodniowy,
• wzorzec kadrowo-płacowy, w którym kalendarz zostanie zainicjalizowany utworzonymi wzorcami czasu pracy.

Poniższa instrukcja została przygotowana na przykładzie pracownika zatrudnionego na 7/8 etatu, który ma 35-godzinny tydzień pracy i codziennie pracuje od godziny 8:00 do 15:00.

Jest też przygotowana instrukcja Tworzenie harmonogramu czasu pracy dla pracownika na 4\5 etatu

Podane w poniższej instrukcji nazwy nowo tworzonych katalogów i wzorców mają charakter przykładowy. Tworząc własne elementy możesz podać nazwy dostosowane do specyfiki swojej firmy.

Jeżeli w bazie danych masz już utworzone własne katalogi, możesz pominąć tworzenie nowych katalogów i przejść bezpośrednio do definiowania oraz dodawania nowych wzorców.

Krok 1 Tworzenie wzorca dnia

1. W celu utworzenia wzorca dnia przejdź do okna Kartoteki/Czas pracy lub z menu Funkcje/Kartoteki/Obiekty kalendarzowe . W oknie Obiekty kalendarzowe z katalogu obiektów kalendarzowych rozwiń Wzorce dni i wybierz Dni robocze. Do dni roboczych dodaj nowy wzorzec dnia klikając na ikonę [+]Dodaj

1.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec dnia – wprowadź dane wzorca dnia: nazwę, skrót, opis; jako Rodzaj wybierz Roboczy, Priorytet zostaw domyślnie 1000 

Jeśli tworzysz harmonogram dla pracownika, który będzie pracował w równoważnym systemie czasu pracy i niedziele i święta mogą stanowić jego zwykłe dni pracy, to podczas tworzenia wzorca dnia jako Rodzaj wybierz Roboczy bez dodatków

1.3  Zdefiniuj godziny pracy i rodzaj pracy klikając na ikonkę [+]

Jako Rodzaj pracy wybierz Domyślny rodzaj pracy i ustaw odpowiednie  godziny pracy w pozycjach Początek Koniec

Po wprowadzeniu godzin pracy kliknij na pozycję Czas pracy, aby program automatycznie przeliczył czas pracy zgodnie z wprowadzonymi godzinami. Upewnij się, że liczba godzin w pozycjach Suma i Rozliczany przeliczyła się prawidłowo, a następnie zapisz zamiany.

Krok 2 Tworzenie wzorca tygodniowego

2.1 W oknie Obiekty kalendarzowe w katalogu obiektów kalendarzowych rozwiń Wzorce czasu pracy i wybierz Wzorce tygodniowe. Do wzorców tygodniowych dodaj nowy wzorzec tygodniowy klikając na ikonę [+]Dodaj

2.2 W wywołanym oknie edycji Wzorzec czasu pracy – wpisz nazwę, skrót, opis (dowolnie); następnie w pozycji Domyślnie, podczas inicjalizowania kalendarza, pierwszy dzień tego wzorca skojarz z: - wybierz poniedziałkiem.

2.3 W celu utworzenia harmonogramu tygodnia, po prawej stronie w oknie Schematy czasu pracy rozwiń  Wzorce dni a następnie Dni robocze. Znajdź zdefiniowany wcześniej własny wzorzec dnia Dzień roboczy 7 godzin i przeciągnij go na lewą stronę okna pięć razy – co odpowiada harmonogramowi pracy tego pracownika (dni robocze od poniedziałku do piątku)

2.4 Kolejno w oknie Schematy czasu pracy rozwiń  Wzorce dni a następnie Dni wolne. Przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec dnia Wolna sobota i Niedziela.

Upewnij się, że składowe wzorca czasu pracy po lewej stronie ułożone są w odpowiedniej kolejności, odzwierciedlającej tygodniowy harmonogram czasu pracy. Zapisz zmiany.

Krok 3. Tworzenie wzorca kadrowo – płacowego

3.1 Przejdź do okna Wzorce

Po lewej stronie okna, w sekcji Katalogi zaznacz Katalog wzorców kadrowo-płacowych i dodaj nowy katalog. Wprowadź nazwę katalogu np. Własne i potwierdź jego utworzenie przyciskiem Utwórz.

3.2 Otwórz katalog Własne i dodaj nowy wzorzec klikając ikonkę [+]Dodaj po prawej stronie okna [1]

Wpisz nazwę np. Pracownik 7/8 etatu [2]

Zaznacz następujące opcje: [3]

• kopiuj system wynagrodzeń,
• kopiuj listę przyporządkowanych pracowników,
• uwzględnij inicjalizacje kalendarza firmy (wzorcami czasu pracy),
• przy wyliczeniu średniej ważonej z kalendarza rozszerzaj okres przyporządkowania na cały miesiąc.

Potwierdź tworzenie wzorca przyciskiem Zapisz [4]

3.3. Po zapisaniu zmian w oknie Wzorzec – Pracownik 7/8 etatu pojawiają się zakładki; otwórz zakładkę Kalendarz. Wybierz miesiąc, od którego chcesz wprowadzić inicjalizację harmonogramu (okresy płacowe muszą być otwarte). Od pierwszego dnia otwartego miesiąca (np. 1 marca) wprowadź inicjalizację kalendarza wzorca własnym wzorcem tygodniowym w następujący sposób:

1. Zaznacz dzień 1 marca i z menu spod prawego klawisza myszy wybierz polecenie Inicjalizacja kalendarza

2. W wywołanym oknie Inicjalizacja kalendarza wzorcem czasu pracy usuń datę Do okresu obowiązywania wzorca, następnie w pozycji Wzorzec czasu pracy rozwiń Wzorce czasu pracy/Wzorce tygodniowe i z listy wybierz utworzony wcześniej wzorzec Tydzień 35-godzinny dla 7/8 etatu

3. Upewnij się, że jest wybrany właściwy wzorzec czasu pracy i pierwszy dzień wzorca skojarzony jest z poniedziałkiem, a następnie zaznacz opcję Priorytet wskazany jawnie

4. Wpisz priorytet [1], który będzie wyższy od inicjalizacji zastosowanej u pracownika, np. 1100, a następnie wybierz polecenie Zastosuj [2] i zamknij okno.

Krok 4 Przypisanie wzorca pracownikowi

Otwórz kartotekę pracownika i przejdź na zakładkę Wzorce.

Z katalogu Własne przeciągnij na lewą stronę okna wzorzec Pracownik 7/8 etatu.

Zmień datę przyporządkowania do wzorca zgodnie z datą zmiany etatu na 7/8 lub od pierwszego dnia otwartego okresu, jeżeli zmiana etatu nastąpiła wcześniej, ale poprzednie okresy są zamknięte. Zapisz zmiany.

Pamiętaj! Wzorzec Pracownik etatowy jest podstawowym wzorcem, który powinien być przypisany do każdego pracownika etatowego, bez względu na wymiar czasu pracy. Jeżeli pracownik ma kolejną zmianę harmonogramu (np. w związku ze zmianą etatu z 1/2 na 7/8), to po przypisaniu wzorca kadrowego z nowym harmonogramem 7/8 etatu, zamknij przyporządkowanie do wzorca kadrowego z poprzednim harmonogramem dla 1/2 etatu.

Pamiętaj! Jeśli tworzysz harmonogram dla pracownika, który będzie pracował w równoważnym systemie czasu pracy i niedziele i święta mogą stanowić jego zwykłe dni pracy, to podczas tworzenia wzorca dnia jako Rodzaj wybierz Roboczy bez dodatków