Korekta podstawy składek ZUS po przekroczeniu 30-krotności dla umowy o pracę

Dotyczy produktu: Symfonia ERP Kadry i Płace
Dotyczy funkcjonalności: Wyrównania i Korekty

Funkcjonalność Wyrównania i Korekty w programie Symfonia ERP Kadry i Płace pozwala skorygować składki ZUS, które dotyczą zamkniętych okresów płacowych. Z tej instrukcji dowiesz się, jak przeprowadzić częściową lub całkowitą korektę podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz skorygować deklaracje ZUS.

Kiedy stosować

Skorzystaj z tej instrukcji, kiedy:

• korygujesz składki pracownika na umowę o pracę,
• otrzymasz z ZUS informację, że pracownik przekroczył 30-krotność podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• podstawa składek ZUS pracownika jest inna, niż została naliczona w programie, np. dlatego, że pracownik osiągnął przychód u innego pracodawcy,
• potrzebujesz skorygować składki ZUS za miesiące, których okresy płacowe są już zamknięte.

Zanim zaczniesz

1. Wykonaj kopię bezpieczeństwa bazy danych w menu Firma → Kopia bezpieczeństwa bazy KiP. Szczegóły znajdziesz w instrukcji: Jak wykonać kopię bezpieczeństwa bazy w programie Symfonia ERP Kadry i Płace?
2. Sprawdź, czy masz nadane poniższe uprawnienia płacowe na zakładce Prawa efektywne. Szczegóły znajdziesz w instrukcji: Prawa użytkownika do funkcjonalności Wyrównania i Korekty
   • Wyrównania i Korekty – Korygowanie danych,
   • Wyrównania i Korekty – Przeglądanie zmienionych danych,
   • Wyrównania i Korekty – Zarządzanie procesami.
3. Sprawdź, czy okresy płacowe, których dotyczy korekta są zamknięte. 

Zasady korekty podstawy składek emerytalno-rentowych

Korektę składek ZUS przeprowadzisz na kilka sposobów. Wybór sposobu zależy od tego:

• czy pracownik w korygowanym miesiącu miał rozliczane wynagrodzenie tylko w jednym okresie płacowym, czy w kilku,
• czy okresy płacowe są tworzone z przesunięciem rozliczenia ZUS i podatku na następny miesiąc,
• czy korekta ma polegać na częściowym, czy na całkowitym ograniczeniu podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ogólne zasady korekty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są następujące:

• do częściowej korekty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu ZUS użyj elementu Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu,
• do całkowitej korekty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu ZUS użyj elementu Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em.

Powyższe elementy rozliczają się według miesiąca ZUS. Dlatego gdy dodajesz wartość kadrową do tych elementów, wprowadź zakres dat według miesiąca rozliczenia ZUS, czyli według miesiąca wypłaty.

Na przykład wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca. Zgodnie z informacją przekazaną przez ZUS podstawa składek emerytalno-rentowych za październik powinna być mniejsza, niż została naliczona. W tej sytuacji:

1. Dodaj w elemencie Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu wartość z zakresem dat na październik i podaj kwotę podstawy przekazaną przez ZUS.
2. Dodaj w elemencie Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em. wartość z zakresem dat od listopada do grudnia i wybierz wartość inf. przek. przez ZUS.
3. Utwórz proces korekty za okres od września do listopada.

Przykład

W październiku pracownik miał wypłacone wynagrodzenie zasadnicze oraz premię w osobnym okresie, od której składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały naliczone w pełnej wysokości. Zgodnie z informacją otrzymaną z ZUS podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe została zawyżona, ponieważ pracownik osiągnął przychód u innego pracodawcy.

W deklaracji ZUS RCA za październik wykazano podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 25 000. Według ZUS podstawa powinna wynosić 17 125,60. Wynagrodzenie za listopad również zostało rozliczone ze wszystkimi składkami.

Wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w tym samym miesiącu. Okresy płacowe za październik mają więc rozliczenie listy płac, ZUS i podatku w październiku.

Podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresach płacowych za październik:

• okres podstawowy — 16 000, pierwszy w kolejności wypłat w oknie Okresy → Kolejność wypłat,
• okres premia — 9 000, drugi w kolejności wypłat w oknie Okresy → Kolejność wypłat.

Ten przykład pokazuje, jak wprowadzić korektę do programu oraz prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie za grudzień. W przykładzie korekta obejmuje następujące dane:

• element Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu — zakres dat na październik i prawidłowa podstawa 17 125,60,
• element Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em. — wartość inf. przek. przez ZUS,
• korygowany okres w procesie korekty — od października do listopada,
• okresy dołączone do procesu korekty — premia październik i podstawowy listopad,
• okresy korygujące, na których jest wykonywane polecenie Korekta systemu wynagrodzeń — październik, a następnie listopad.

Po korekcie podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wykazywana w elemencie suma podstaw wymiarów składek na ub. em. i rent., za październik wynosi 17 125,60, czyli jest zgodna z informacją otrzymaną z ZUS.

Rozwiązanie

Ta instrukcja przedstawia uproszczony sposób przeprowadzenia korekty. Jest on najbardziej efektywny, gdy w danym miesiącu tworzysz wiele okresów płacowych.

Zanim utworzysz proces korekty, przygotuj dane kadrowe pracownika za pomocą funkcji Edycja danych w zamkniętych okresach. Gdy utworzysz proces korekty, dołącz do niego tylko te okresy płacowe, w których ma nastąpić zmiana naliczeń.

Krok 1 — Wprowadzenie danych kadrowych

1. Otwórz dane kadrowe pracownika i przejdź do zestawu ZUS → Parametry ZUS (indywidualne).
2. Wybierz opcję Edycja danych w zamkniętych okresach.
    
    

3. Dodaj nową wartość kadrową do elementów:

   • Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu — wprowadź zakres dat na miesiąc rozliczenia ZUS korygowanego okresu, w którym ma być częściowa podstawa składek. Następnie wpisz prawidłową podstawę za ten miesiąc, np. wartość podaną przez ZUS.
   • Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em. — wprowadź zakres dat na miesiące rozliczenia ZUS, w których mają nie być naliczane składki emerytalno-rentowe. Następnie ustaw odpowiednią wartość, np. inf. przek. przez ZUS.

   
    
    

Krok 2 — Utworzenie procesu korekty

1. Przejdź do okna Wyrównania i Korekty.
2. Kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć nowy proces.
3. Wprowadź własną nazwę procesu.
4. Wprowadź Termin wypłaty. 
5. Sprawdź pozycję Rozliczenie — oznacza ona miesiąc podatkowy wypłaty korekty. Program podpowiada pierwszy otwarty miesiąc podatkowy.
6. W pozycji Korygowany okres wskaż zakres korygowanych miesięcy.
7. Zapisz proces korekty.
   

Krok 3 — Dołączenie okresów i utworzenie okresów korygujących

1. Dołącz do procesu tylko te okresy, w których ma nastąpić korekta.
2. Zostaw domyślny tryb pracy Ręczne dołączanie pracowników do procesu.
3. Zapisz zmiany.
    
    
4. Kliknij przycisk Korygowanie, aby utworzyć okresy korygujące.
5. Zatwierdź przyciskiem Tak komunikat o utworzeniu okresów korygujących i otwarciu korygowanych miesięcy bazowych i ZUS.
    
    

Krok 4 — Wprowadzenie zmian u pracownika

Gdy zapiszesz proces korekty, wprowadź zmiany u pracownika.

1. Przejdź do głównego okna Pracownicy.
2. Wybierz okres korygujący.
3. Zaznacz pracownika.
4. Z menu podręcznego wybierz polecenie Korekta systemu wynagrodzeń.
    
    
5. Powtórz polecenie Korekta systemu wynagrodzeń na każdym okresie korygującym.

Gdy wejdziesz do kartoteki pracownika na zakładkę Płace → Wynagrodzenie, w okresie korygującym zobaczysz prawidłowo skorygowaną wartość elementu podstawa wymiaru składki na ub. emer. i rent.

Krok 5 — Sprawdzenie poprawności naliczeń

Na zakładce Płace → Karta wynagrodzeń, przy użyciu zestawu Zestawienie łączne składek ZUS, w prosty sposób sprawdzisz poprawność naliczeń dla danego miesiąca ZUS z uwzględnieniem korekty.

1. Przejdź na zakładkę Płace → Karta wynagrodzeń.
2. Zmień zakres dat na odpowiedni miesiąc.
3. W polu Typ wybierz ZUS.
4. W polu Zestaw wybierz Zestawienie łączne składek ZUS.
5. Załaduj dane klawiszem F5 lub przyciskiem Odczytaj.
    
    

W ten sposób otrzymasz podgląd wszystkich okresów płacowych dotyczących tego miesiąca rozliczeniowego ZUS. Pozwala to szybko sprawdzić poprawność naliczeń z uwzględnieniem korekty. Gdy wprowadzisz korektę, podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wykazywana w elemencie suma podstaw wymiarów składek na ub. em. i rent., za korygowany miesiąc jest zgodna z informacją otrzymaną z ZUS.

Krok 6 — Zamknięcie procesu korekty

Okresy korygujące są oznaczone czerwoną czcionką w oknie Okresy. Właściwości okresu korygującego są następujące:

• rozliczenie listy płac i ZUS — takie samo jak w okresie korygowanym,
• rozliczenie podatku dochodowego — zgodnie z miesiącem wypłaty.

Okresy korygujące z procesu korekty są naliczane i zamykane zgodnie z kolejnością okresów na zakładce Kolejność wypłat. Głównym kryterium ustawiania kolejności wypłat jest miesiąc wypłaty, czyli okres podatkowy.

Gdy sprawdzisz naliczenia, zamknij proces korekty.

1. Zamknij wszystkie okna w programie poleceniem Okno → Zamknij wszystkie okna.
2. Przejdź do okna Wyrównania i Korekty.
3. Zaznacz otwarty proces.
4. Kliknij przycisk Zamknij.
    
    
5. Zatwierdź przyciskiem Tak komunikat o konieczności zamknięcia okresów korygujących. Program wyświetla ten komunikat, gdy do procesu korekty dołączono kilka okresów. W komunikacie jest wymieniony ostatni okres korygujący zgodnie z kolejnością okresów w oknie Okresy → Kolejność wypłat.
    

Krok 7 — Korekta deklaracji ZUS

Jeżeli okres korygowany według miesiąca ZUS jest wcześniejszy niż bieżący okres ZUS, skoryguj również deklaracje ZUS.

1. Przejdź do okna Wyrównania i Korekty.
2. Wybierz korektę.
3. Na zakładce Deklaracje ZUS zaznacz deklaracje do skorygowania.
4. Potwierdź wybór przyciskiem Zapisz.
5. Kliknij przycisk Wykonaj deklaracje. Przycisk staje się aktywny, gdy klikniesz Zapisz. 
6. W oknie generowania deklaracji ZUS w polu Identyfikator deklaracji wybierz Korekta.
7. Wykonaj raport. 
8. Zaimportuj wygenerowane pliki z korektami deklaracji ZUS do programu Płatnik.

Sposób wykonania korekty deklaracji ZUS znajdziesz w instrukcji: Jak wykonać korektę deklaracji ZUS na podstawie utworzonego procesu korekty w programie Symfonia ERP Kadry i Płace?

Efekt końcowy

Gdy zamkniesz proces korekty i wykonasz korekty deklaracji ZUS, procedura korekty jest zakończona. Podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w korygowanych miesiącach ZUS jest zgodna z informacją otrzymaną z ZUS, a pliki z korektami deklaracji ZUS są gotowe do importu do programu Płatnik.

Powiązane instrukcje

• Korekty wynagrodzeń – ogólne informacje
• Jak utworzyć proces korekty w programie Symfonia Kadry i Płace – FILM
• Korekta podstawy składek ZUS dla umów cywilnoprawnych